Office Depot verkar i en komplex leverantörskedja med ett brett sortiment av produkter, från elektronik och kemiska produkter till textil och kontorsmaterial. I denna typ av affär blir kemikaliekrav och produktsäkerhet snabbt en fråga om kontroll. Inte bara över regelefterlevnad, utan över vilka produkter som kan säljas, vilka leverantörer som kan användas och vilka risker som finns i sortimentet.
Samtidigt varierar ansvaret kraftigt beroende på roll i värdekedjan. För produkter där Office Depot agerar som importör eller sätter eget varumärke på produkten ligger ett fullt ansvar för att säkerställa lagefterlevnad. I andra delar av sortimentet handlar det om att kunna verifiera att leverantörer uppfyller kraven. Detta skapar en komplex situation där styrning, prioritering och uppföljning blir avgörande.
Mot denna bakgrund har Goodpoint stöttat Office Depot i att analysera och stärka arbetet med kemikaliekrav, leverantörsstyrning och lagefterlevnad. Arbetet har genomförts i nära samarbete och omfattat produktgranskning, analys av leverantörsdokumentation samt utveckling av avtal, rutiner och processer, med syfte att skapa ett tydligt beslutsunderlag och en mer robust struktur framåt.
Som en del av arbetet genomfördes en riktad granskning av 25 utvalda produkter med hög risk kopplat till kemikalieinnehåll, komplex lagstiftning eller leverantörsled utanför EU. För varje produkt identifierades relevanta lagkrav, dokumentation begärdes in från leverantörer och inkommet underlag verifierades. Resultatet gav en konkret bild av efterlevnaden och tydliggjorde var insatser behöver prioriteras.
– För att få kontroll krävs mer än att krav finns på papper. Det handlar om att förstå var riskerna finns, vad som saknas och hur arbetet ska prioriteras, säger Frida Hök, senior rådgivare på Goodpoint.
Arbetet bidrog till att vidareutveckla leverantörsstyrningen genom att tydligare koppla samman krav, dokumentation och uppföljning. En central del blev att utveckla leverantörsavtalen, där hållbarhet och produktsäkerhet strukturerades i tydliga delar, kompletterat med utvecklade krav på dokumentation, kontroll och uppföljning samt en ny bilaga med specifika kemikaliekrav per produktkategori.
Detta skapade förutsättningar för en mer systematisk styrning av sortimentet, där produkter och leverantörer kan prioriteras utifrån risk, ansvar och affärspåverkan. Samtidigt möjliggör det ett mer proaktivt arbete, där krav inte bara ställs utan också följs upp och utvecklas över tid.
– Vi har nu en tydligare struktur för hur vi arbetar med kemikaliekrav och leverantörer. Med stöd från Goodpoint har vi fått bättre kontroll, kan prioritera rätt åtgärder och stärker vår förmåga att minska risker i sortimentet och utveckla affären, säger Håkan Söderberg, Kvalitets- & hållbarhetschef på Office Depot.
Uppdraget visar hur kemikaliekrav och leverantörsstyrning kan gå från att vara en fragmenterad del av verksamheten till att bli en integrerad del av affärsstyrningen. Med rätt struktur, avtal och uppföljning skapas kontroll, minskade risker och bättre förutsättningar att utveckla erbjudandet.
